IceWarp statt Microsoft 365: Warum wir den Kandidaten gerade prüfen

Die Anfragen ähneln sich: Ein Unternehmen will raus aus Microsoft 365, wegen der Kosten, wegen der Datenfrage oder wegen beidem. Unsere erste Antwort darauf ist seit Jahren Nextcloud, aus Überzeugung und weil Open Source für uns die Grundlinie ist. Aber nicht jeder Kunde passt auf diesen Weg. Wer an Outlook hängt, einen klassischen Mailserver mit ActiveSync erwartet und eine fertig gemanagte Suite bevorzugt, für den ist der Nextcloud-Stack nicht automatisch die richtige Empfehlung.

Für genau diese Fälle prüfen wir derzeit IceWarp als Kandidaten. Dieser Artikel ist der Zwischenstand dieser Prüfung: was sich belegen lässt, was Herstellerangabe bleibt und welche Fragen wir vor einer Empfehlung noch klären wollen. Alle Preis- und Produktangaben sind Stand 2. September 2026.

Was IceWarp ist

IceWarp ist eine Groupware-Suite eines tschechischen Herstellers, entwickelt in Prag. Sie bündelt Business-E-Mail-Server, Kalender, Kontakte, TeamChat, Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen sowie Video- und Audiokonferenzen in einer Oberfläche. Der Konferenzteil trägt laut Hersteller einen Webinar-Modus für bis zu 1.000 Teilnehmer.

Das Produkt ist kein Neuling. Den Kern der Suite gibt es seit Jahren, und die Entwicklung läuft sichtbar weiter: Im April 2026 erschien mit EPOS 3 (Server 14.3.0.3) ein Major-Release mit mobiler Mail-App, Webinar-Modus, neuem Instant Messaging mit Threads und Umfragen, einer Terminbuchungs-Funktion und auf der Server-Seite Sophos-Antispam sowie Unterstützung für DMARC, ARC und DANE. Bis Juli 2026 folgten mehrere Wartungs-Builds. Für ein Produkt, das den Platz von Exchange und Teams einnehmen soll, ist diese Release-Kadenz ein gutes Zeichen.

Eines ist IceWarp allerdings nicht: Open Source. Es ist ein kommerzielles, proprietäres Produkt. Das gehört von Anfang an auf den Tisch, denn es unterscheidet den Kandidaten von unserer üblichen Empfehlungslinie.

Der Souveränitäts-Kern

Das stärkste Argument für IceWarp ist die Kontrolle über den Speicherort. Die Cloud-Variante legt Kundendaten in genau einem Rechenzentrum ab, das der Kunde bei der Bestellung wählt. Für deutsche Unternehmen relevant: Zur Auswahl steht das Hetzner-Rechenzentrum in Nürnberg, daneben unter anderem Prag. Wer den deutschen Standort wählt, hat seine Mail- und Dokumentendaten physisch in Deutschland, bei einem Betreiber mit ISO-27001-Zertifizierung. Wichtig für die Einordnung: Das ist eine Bestelloption, keine Produkteigenschaft. Wer nicht aufpasst, landet in einem anderen Rechenzentrum.

Wem auch das nicht reicht, der betreibt IceWarp auf eigener Infrastruktur. Bei diesem Self-Hosting beschleunigen laut Hersteller-Dokumentation Cloud-Microservices die Konferenz- und Dokumentfunktionen, die Nutzdaten bleiben dabei lokal. Diesen Punkt werden wir in der Praxis nachprüfen, denn er entscheidet, wie souverän der On-Premises-Betrieb wirklich ist.

Unter der Haube arbeitet ein eigener Mailserver, kein Microsoft-Exchange-Unterbau. Der Hersteller weist Zertifizierungen nach ISO 9001, 27001, 27017 und 27018 sowie SOC 2 aus, ohne den SOC-2-Typ zu nennen. In der Fachpresse kursieren weitergehende Compliance-Zuschreibungen bis hin zu NIS2 und HIPAA. Die haben unsere Quellenprüfung nicht überstanden, und wir übernehmen sie nicht. Was ein Kunde für sein Audit braucht, sind AVV, Auditberichte und der konkrete SOC-2-Report. Genau diese Unterlagen fordern wir im Rahmen der Prüfung an.

Was es kostet

Die Cloud gibt es in drei Editionen (icewarp.de, Stand 02.09.2026, jeweils pro Nutzer und Monat, bei Jahreszahlung 10 % Rabatt):

• Core — 1,50 € (jährlich 1,35 €): Mail, Kalender, Chat, Dateien, Aufgaben, Kontakte, Viren- und Spamschutz. 2 GB Mail, 4 GB Speicher gesamt.
• Essential — 2,50 € (jährlich 2,25 €): dazu Dokumente mit Kollaboration, TeamChat, Konferenzen mit Aufzeichnung, mobiler Sync per ActiveSync. 50 GB Mail, 1 TB Speicher.
• Business — 4,50 € (jährlich 4,05 €): dazu Terminbuchung und Webinar-Modus. 200 GB Mail, 1 TB Speicher.

Der ehrliche Vergleichspunkt zu Microsoft 365 Business ist nicht die Core-Edition, so verlockend 1,35 € klingen. Erst Essential enthält das, was ein Umsteiger erwartet: gemeinsame Dokumentbearbeitung, TeamChat und mobilen Abgleich. Auch mit 2,25 € liegt IceWarp trotzdem deutlich unter den gängigen M365-Business-Tarifen. Ob die Angaben netto oder brutto sind, sagt die Preisseite nicht; auch das klären wir im Zuge der Prüfung. Eine ChatGPT-Anbindung ist in allen Editionen enthalten, setzt aber einen eigenen OpenAI-Zugang des Kunden voraus. Eine eigene KI bringt die Suite nicht mit.

Der Weg aus Exchange und Microsoft 365

Für die Migration stellt der Hersteller eigene Werkzeuge bereit: dedizierte Migratoren für Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und Kerio, dazu einen verwalteten Migrationsdienst. Übertragen werden je nach Quellplattform Domains, Benutzerkonten, Mails, Kontakte, Kalender und Dateien. IceWarp verspricht eine Migration ohne Ausfallzeit, bei der die Nutzer während des Umzugs auf dem alten Server weiterarbeiten, und nennt wenige Tage als Zeitrahmen. Beides sind Herstelleraussagen, die wir erst nach einer eigenen Testmigration unterschreiben würden.

Auf der Client-Seite setzt IceWarp auf lizenziertes Exchange ActiveSync für Mobilgeräte und auf ein eigenes OutlookSync-Add-in für Desktop-Outlook, das Mails, Kalender, Aufgaben und Notizen abgleicht. IMAP steht als offener Standardweg daneben, eine Active-Directory-Anbindung ist vorhanden. Dass der Desktop-Zugriff über ein Add-in läuft statt über natives MAPI, ist der Punkt, an dem wir am genauesten hinsehen: Drittberichte deuten Reibung in größeren Outlook-Umgebungen an, belastbare Erfahrungswerte im Bestand von 20 bis 100 Nutzern fehlen bislang. Der Exchange-Migrator selbst läuft übrigens nur unter Windows, was die Projektplanung betrifft, nicht das Ergebnis.

Wo wir noch genauer hinsehen

Eine Prüfung, die nur Argumente sammelt, ist Verkauf. Deshalb die offene Liste, geordnet nach Gewicht:

• Outlook im Alltag. Funktioniert das OutlookSync-Add-in stabil über Monate, über Updates hinweg, bei Delegationen und geteilten Kalendern? Das testen wir selbst, bevor wir es einem Kunden zumuten.
• Compliance-Unterlagen. AVV, SOC-2-Report, Subprozessoren-Liste. Marketing-Badges ersetzen keine Audit-Dokumente.
• Referenzen im deutschen Mittelstand. Zur Marktverbreitung in Deutschland haben wir keine belastbaren aktuellen Belege gefunden. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt. Es heißt, dass wir sie uns zeigen lassen.
• Der Preisrahmen im Detail. Netto oder brutto, Mindestlaufzeiten, Kosten des verwalteten Migrationsdienstes.
• Exit-Szenario. IMAP als offener Weg ist vorhanden, ein Fachtest (connect professional, 12/2025) veranschlagt für einen Weg-Umzug je nach Datenvolumen bis zu zwei Wochen. Auch das ist eine Einzelquelle, kein Erfahrungswert von uns.

Einordnung neben Nextcloud

IceWarp ersetzt Nextcloud in unserem Baukasten nicht, es ergänzt ihn. Wer maximale Unabhängigkeit will und bereit ist, dafür einen Open-Source-Stack betreiben zu lassen, fährt mit Nextcloud, Talk und Collabora weiterhin am souveränsten. IceWarp adressiert eine andere Kundengruppe: Unternehmen, die aus Microsoft 365 heraus wollen, ohne ihre Arbeitsweise zu ändern. Outlook bleibt, ActiveSync bleibt, der Mailserver fühlt sich an wie ein Exchange, nur dass die Daten in Nürnberg oder im eigenen Serverraum liegen und die Lizenzrechnung schrumpft.

Dass wir ein proprietäres Produkt prüfen, widerspricht unserer Open-Source-Linie nicht. Die Linie heißt: Der Kunde soll seine Daten und seine Kosten kontrollieren. Wenn ein europäisches, kommerzielles Produkt das für einen bestimmten Kundentyp besser leistet als der Verbleib bei Microsoft, gehört es geprüft. Genau das tun wir gerade.

Wie es weitergeht

Wir setzen die Prüfung so auf, wie wir jede Werkzeug-Entscheidung aufsetzen: Testumgebung, eigene Migration eines realen Postfach-Bestands, Betrieb über mehrere Wochen, dann die Unterlagen-Runde mit dem Hersteller. Fällt das Ergebnis so aus, wie die Papierform aussieht, nehmen wir IceWarp als Option für Kunden ins Programm, deren Weg nicht zu Nextcloud führt.

Wenn Sie gerade über Ihre Microsoft-365-Verlängerung nachdenken und wissen wollen, welcher der beiden Wege zu Ihrem Unternehmen passt, sprechen Sie uns an. Wir beginnen mit einer nüchternen Bestandsaufnahme, nicht mit einem Produktprospekt. Kontakt aufnehmen.