Microsoft 365 souverän ersetzen: Was München und Bayern gerade vormachen

Die Frage nach digitaler Souveränität galt lange als Thema für Idealisten. Das hat sich geändert. In München und im Freistaat treffen gerade Leute Entscheidungen über Microsoft, die nichts mit Ideologie zu tun haben, sondern mit Geld und Kontrolle. Und die Gründe, die dort zählen, gelten für ein mittelständisches Unternehmen genauso.

Was in München und Bayern gerade passiert

Münchens neue Stadtregierung hat im Mai 2026 Open Source zum verbindlichen Standard für die IT-Beschaffung gemacht (Koalitionsvertrag 2026–2032, via heise). Das Motiv im Vertrag ist nüchtern: rund 500 Millionen Euro pro Jahr sollen eingespart und die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern verringert werden. Nicht „digitale Freiheit” als Schlagwort, sondern wirtschaftliche Notwendigkeit.

Auf Landesebene ist die Lage noch unruhiger. Der Microsoft-Rahmenvertrag des Freistaats hat ein Volumen im Bereich von rund einer Milliarde Euro und steht unter Druck: fehlende Ausschreibung, offener Streit zwischen CSU und Freien Wählern (mittelstandinbayern, netzpolitik). Das Digitalministerium unter Fabian Mehring startet 2026 eine Testphase für Alternativen, darunter deutsche und bayerische Eigenentwicklungen sowie frei zugängliche Open-Source-Angebote (Abendzeitung München). Ziel ist ein „digital souveräner Arbeitsplatz” bis Ende März 2027. Mehring begründet das offen mit der Sorge, von Anbietern aus Übersee abhängig zu sein, „die den Stecker ziehen könnten”.

Man muss diese Politik nicht teilen, um den Punkt zu sehen. Wenn eine Landesverwaltung mit jahrzehntelangen Microsoft-Verträgen anfängt, laut über das Ausstiegsszenario nachzudenken, ist die Abhängigkeit kein Randthema mehr.

Warum das auch KMU angeht

Der ehrliche Hinweis zuerst: Diese Entscheidungen betreffen die öffentliche Verwaltung, nicht direkt den Mittelstand. Die Übertragung auf KMU ist eine Schlussfolgerung, keine Statistik. Aber die Treiber sind dieselben.

Erstens die Abhängigkeit selbst. Eine Umfrage der bayerischen Industrie- und Handelskammern (BIHK-Digitalisierungsumfrage 2026, rund 540 Unternehmen, IHK München als Mitherausgeber) zeigt, wie tief sie reicht: etwa 70 Prozent der Betriebe nutzen Office-Software von nicht-europäischen Anbietern, 71 Prozent bei Betriebssystemen, 60 Prozent bei KI. Das ist keine Münchner Eigenheit, das ist der Normalzustand im bayerischen Mittelstand.

Zweitens das Rechtsrisiko. Microsoft 365 unterliegt als US-Dienst dem CLOUD Act. US-Behörden können Zugriff auf Daten verlangen, auch wenn diese in europäischen Rechenzentren liegen. Für eine Kanzlei mit Mandantengeheimnis, eine Praxis mit Patientendaten oder einen Zulieferer mit Konstruktionsdaten ist das ein strukturelles Problem, nicht erst im Schadensfall.

Drittens der Lock-in. Wer einmal vollständig in einem Ökosystem steckt, zahlt jeden Preis, der aufgerufen wird, und kann Funktionen nicht abwählen. Genau diese Rechnung hat München angestellt.

Was „souverän” konkret heißt

Souveränität ist kein Marketing-Etikett, sondern lässt sich an drei nüchternen Eigenschaften festmachen.

Die Daten liegen, wo Sie es bestimmen. Im eigenen Haus oder in einem Rechenzentrum nach EU-Recht, ohne dass ein Gesetz aus einem anderen Land den Zugriff erzwingen kann.

Sie zahlen für Leistung, nicht für Bindung. Keine Lizenz pro Kopf, die jedes Jahr steigt, weil Wechseln zu teuer wäre. Open-Source-Software nimmt diesen Hebel aus der Hand des Anbieters.

Sie behalten die Wahl. Das System gehört Ihnen, der Betreiber ist austauschbar. Auch wir als Dienstleister.

Dass das praktikabel ist, zeigt der Markt. Nextcloud und IONOS haben 2025 mit „Nextcloud Workspace” eine Office-Alternative gestartet, die ausschließlich in deutschen Rechenzentren läuft und nicht dem CLOUD Act unterliegt (Nextcloud 2025). Die Bausteine für einen souveränen Arbeitsplatz sind vorhanden und im produktiven Einsatz.

Der realistische Weg

Ein Wechsel von Microsoft 365 ist kein Wochenendprojekt, und wir verkaufen ihn auch nicht so. Nextcloud deckt Dateiablage, Office-Dokumente, Kalender, Kontakte, Video und Chat ab. Was es nicht eins zu eins ersetzt, benennen wir vorher, etwa tiefe Excel-Makro-Welten oder einzelne Speziallösungen, die an Microsoft-Formate gebunden sind.

Sinnvoll ist selten der harte Schnitt, sondern der schrittweise Umbau: erst die Dateiablage aus der fremden Cloud holen, dann Zusammenarbeit und Kommunikation, zuletzt die Office-Anwendungen. Jeder Schritt steht für sich und bringt einen Teil der Daten zurück ins Haus. Wie das technisch aussieht, haben wir in Nextcloud statt Microsoft 365 ausführlich beschrieben.

Wie wir das machen

Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit einer Migration. Was nutzen Sie wirklich, welche Daten sind besonders heikel, wo hängt der Betrieb an Microsoft-spezifischen Funktionen. Daraus wird ein Plan mit klaren Schritten und einer ehrlichen Einschätzung, was bleibt und was sich lohnt.

Den fertigen Leistungsumfang finden Sie auf der Angebotsseite zu Nextcloud. Wenn Sie wissen wollen, wie weit Ihr Haus von einem souveränen Arbeitsplatz entfernt ist, sprechen Sie uns an. Wir fangen mit dem nüchternen Erstgespräch an.