Was kostet ein IT-Ausfall wirklich?

Backup wird unterschätzt, bis es ernst wird

Wenn wir mit Geschäftsführungen über Backup sprechen, kommt regelmäßig die Einschätzung, das eigene Haus sei nicht betroffen. Über viele Jahre stimmt das auch. Bis es eben nicht mehr stimmt.

Festplatten fallen aus. Server werden von Ransomware verschlüsselt. Mitarbeiter löschen versehentlich wichtige Dateien. Wasserschäden, Einbrüche, Stromausfälle. Keines davon kündigt sich an, keines davon wählt einen günstigen Zeitpunkt.

Die relevante Frage ist daher nicht, ob etwas passiert, sondern was es kostet, wenn es passiert.

Die direkte Rechnung

Ein IT-Ausfall kostet zunächst Arbeitszeit. Ein realistisches Beispiel zur Einordnung:

Ausgangslage: 8 Mitarbeiter, durchschnittlicher Stundensatz intern 35 Euro (Kosten für den Betrieb), Serverausfall am Dienstagmorgen.

Faktor	Wert
Mitarbeiter ohne Arbeitsmöglichkeit	8
Ausfalldauer bis Wiederherstellung	4 Stunden
Interner Kostensatz pro Stunde	35 €
Direkter Ausfall	1.120 €

Das ist der Best Case: Daten noch vorhanden, Wiederherstellung reibungslos, keine Überstunden. In der Praxis dauert eine vollständige Systemwiederherstellung ohne aktuelles Backup nicht 4 Stunden, sondern 1 bis 3 Tage.

Was darunter liegt

Direkter Ausfall ist der sichtbare Teil. Die unsichtbaren Kosten sind oft größer:

• Datenverlust: Rechnungen, Angebote, Kundendaten, Buchhaltungsunterlagen. Was seit dem letzten Backup entstanden ist, ist weg. Unwiederbringlich.
• Wiederherstellungsaufwand: IT-Dienstleister im Notfallmodus kosten das Mehrfache des normalen Stundensatzes.
• Vertragsstrafen und Fristen: Verpasste Liefertermine, nicht versendete Rechnungen, überschrittene Steuerfristen.
• Kundenvertrauen: Ein Kunde, der eine Woche auf seine Unterlagen wartet, erinnert sich daran. Manchmal ruft er beim nächsten Mal woanders an.

Ein realistischer Gesamtschaden für ein kleines Unternehmen nach einem Totalausfall ohne Backup liegt bei 10.000 bis 50.000 Euro, je nach Branche, Datenmenge und Wiederherstellungszeit.

Ransomware: derselbe Schaden, andere Logik

Bei einem Hardware-Defekt sind die Daten meistens noch da, nur nicht zugänglich. Bei Ransomware werden die Daten aktiv verschlüsselt. Ohne aktuelles Backup und ohne Zahlung des Lösegelds sind sie weg.

Lösegeldzahlungen liegen für KMU typischerweise zwischen 5.000 und 50.000 Euro, ohne Garantie, dass die Daten tatsächlich wiederhergestellt werden. Und ohne Garantie, dass der Angreifer die Daten nicht trotzdem veröffentlicht.

Was Backup und Monitoring verhindern

Ein tägliches, überwachtes Backup begrenzt den maximalen Datenverlust auf 24 Stunden. Mit stündlichen Backups auf wenige Stunden. Eine vollständige Systemwiederherstellung aus einem aktuellen Backup dauert Stunden, nicht Tage.

Monitoring erkennt Probleme bevor sie zum Ausfall werden: volle Festplatte, ausfallende Hardware-Komponenten, ungewöhnliche Netzwerkaktivität. Viele Ausfälle werden verhindert, bevor sie stattfinden.

Kosten für ein professionelles Backup mit Monitoring: in unserem Silber-Paket ab 18 €/PC/Monat enthalten. Bei 8 Geräten sind das 144 Euro pro Monat, also 1.728 Euro pro Jahr.

Verglichen mit einem einzigen Ausfall-Szenario amortisiert sich das beim ersten verhinderten Ereignis.

Fazit

Backup gehört zur Grundausstattung eines funktionierenden Betriebs, ähnlich wie Strom und Internet. Der Unterschied: Strom fällt selten aus. Festplatten und Server fallen irgendwann immer aus. Wer das einkalkuliert, hat im Ernstfall einen kurzen Stillstand statt einer Existenzfrage.

Wir richten Backup ein, überwachen es täglich und testen die Wiederherstellung, damit der Ernstfall kein Ernstfall wird. Zu unseren Paketen.