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Vom Aktenordner
zur Volltextsuche.
paperless-ngx ist das selbst gehostete digitale Archiv: OCR, automatische Klassifizierung und Volltextsuche über jeden Beleg — GoBD-konform, ohne Cloud-Anbieter. Wir installieren, integrieren Scanner und Mail und betreiben.
Die Ausgangslage
Papier kostet Zeit. Und ist nicht prüfungsfest.
Die Suche nach einem Beleg von vor drei Jahren ist im Aktenordner eine halbstündige Übung. GoBD und §147 AO verlangen aber genau diese Auffindbarkeit — und auch Versicherer fragen zunehmend nach digitalen, durchsuchbaren Archiven.
- Aufbewahrungspflicht 6–10 Jahre nach §147 AO: Bücher und Abschlüsse zehn, Buchungsbelege seit 2025 acht, Geschäftsbriefe sechs Jahre — durchsuchbar, unveränderbar, prüfungssicher
- OCR Volltext jedes Dokument wird beim Import bis zum letzten Wort durchsuchbar — auch alte Scans und Faxe
- Lizenz 0 € Open Source, keine Pro-Nutzer-Lizenz, kein Vendor-Lock-in — Sie zahlen nur für Implementierung und Betrieb
Die Lösung
Eine Pipeline. Drei Eingänge.
Scanner, E-Mail-Postfach oder Upload — jeder Eingang läuft durch dieselbe OCR- und Klassifizierungspipeline. Am Ende ist jedes Dokument verschlagwortet, durchsuchbar und an seinem Platz im Archiv.
Auf Ihrer Hardware. Mit Ihren Aufbewahrungsregeln.
Der Weg eines Belegs
- 01 — Erfassung
Vom Eingang bis zur Ablage
Dokumente kommen per Scanner, E-Mail oder Upload rein — und werden in einer Pipeline mit OCR, automatischer Klassifizierung und Tag-Vergabe verarbeitet, bevor sie im Archiv landen.
- OCR mit Tesseract — auch für alte Scans
- Automatische Erkennung von Dokumenttypen
- Tag- und Korrespondenten-Erkennung
- Workflow-Regeln (Pre-/Post-Consume)
- 02 — Wiederfinden
Aus Akten wird Volltext
Volltextsuche über jeden Buchstaben jedes Dokuments, kombiniert mit strukturierten Metadaten — Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen und Datumsfeldern.
- Volltextsuche über alle Inhalte
- Strukturierte Metadaten und Filter
- Saved Searches und Inbox-Workflows
- Granulare Berechtigungen pro Benutzer
Kernfunktionen im Überblick
Was eine DMS-Pipeline ausmacht.
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OCR (Tesseract)
Erkennt Text in PDFs, Scans und Bildern — auch in alten, schief eingescannten Belegen. Mehrsprachig konfigurierbar.
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Auto-Klassifizierung
Lernt aus Beispielen, welcher Korrespondent welche Dokumenttypen schickt — und tagt eingehende Dokumente automatisch.
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Tags & Korrespondenten
Strukturierte Metadaten ohne Doppelarbeit — Rechnung von der Sparkasse von Januar 2026 findet sich in jeder dieser drei Dimensionen.
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Scanner & E-Mail
Scanner schreibt direkt in den Consume-Ordner, E-Mail-Postfächer werden zyklisch leergeholt — neue Dokumente erscheinen automatisch im Archiv.
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Workflows
Pre- und Post-Consume-Skripte für Sonderfälle — z. B. Belege an die Buchhaltungs-Inbox weiterleiten, Verträge nach Ablauf markieren.
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GoBD-Konformität
Unveränderbarkeit, Versionierung, Audit-Trail, dokumentierte Aufbewahrungsregeln — bereit für Betriebsprüfung und Wirtschaftsprüfer.
Regulatorischer Kontext
GoBD und §147 AO — strukturell erfüllt.
- §147 AO Aufbewahrung bis 10 Jahre Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (2025) acht, Geschäftsbriefe sechs Jahre — lesbar, prüfbar und maschinell auswertbar.
- GoBD · Datenzugriff Maschinelle Auswertbarkeit Die Betriebsprüfung darf selbst ins System schauen (Z1), Auswertungen verlangen (Z2) oder die Daten exportiert anfordern (Z3) — Dokumente müssen dafür durchsuchbar und exportierbar bereitstehen.
- GoBD Unveränderbarkeit Dokumente dürfen nach Ablage nicht mehr nachträglich verändert werden — Versionierung und Audit-Trail erfüllen das.
- DSGVO Art. 5 Datensparsamkeit Self-Hosting auf eigener Hardware, granulare Berechtigungen, keine Übermittlung an Cloud-Anbieter.
Einführungs-Pakete
Welcher Scope passt zu Ihrem Belegvolumen?
- Scope 01
Basis
Selbst gehostete paperless-ngx-Instanz mit Volltextsuche und manuellem Upload — der Einstieg für kleinere Belegmengen.
- Self-hosted paperless-ngx
- OCR (Tesseract) + Volltextsuche
- Tags und Dokumenttypen
- Scanner- und E-Mail-Anbindung (nicht enthalten)
- KI-Klassifizierung und Workflows (nicht enthalten)
- Scope 02 Empfehlung
Erweitert
Mit Scanner-Anbindung, E-Mail-Import und automatischer Klassifizierung — der typische KMU-Standard für Buchhaltung und Korrespondenz.
- Alles aus Basis
- Scanner-Integration (Consume-Ordner)
- E-Mail-Import aus IMAP-Postfächern
- Auto-Klassifizierung nach Korrespondent
- Paperless-AI und komplexe Workflows (nicht enthalten)
- Scope 03
Komplett
Inklusive KI-Klassifizierung, Pre-/Post-Consume-Workflows, integrierter Backup-Strategie und Schulung — für papierlose Buchhaltung mit hohem Durchsatz.
- Alles aus Erweitert
- Paperless-AI mit lokalem LLM
- Workflow-Skripte (Pre-/Post-Consume)
- Backup-Strategie integriert
- Schulung und Adoption-Begleitung
So sieht die Einführung aus
In vier Schritten zum papierlosen Büro.
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Bestandsaufnahme
Dokumenttypen, Volumina, Quellen (Scanner, Mail, externe Dienste), gesetzliche Aufbewahrungspflichten und bestehende Workflows.
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Setup
Installation auf eigener Hardware oder Server, Storage- und Backup-Konzept, Erstkonfiguration der Dokumenttypen und Tag-Struktur.
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Erstbefüllung
Bestandsbelege importieren oder einscannen, Tag- und Korrespondenten-Struktur aufbauen, Klassifizierungsregeln antrainieren.
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Laufender Betrieb
Updates, Backup-Tests, Schulung, Feintuning der Auto-Klassifizierung, regelmäßige Workflow-Reviews.
Typische Time-to-Produktiv bei mittelständischen Kunden: 2 bis 4 Wochen bis das System mit Auto-Klassifizierung und Scanner-Anbindung läuft. Die Befüllung der Bestandsbelege kann parallel weiterlaufen.
Warum pad.systems
paperless-ngx ist die Software. Wir sind die, die Ihre Tag-Struktur, Workflows und Aufbewahrungsregeln so bauen, dass das System für Sie arbeitet — nicht umgekehrt.
pad Software GmbH · Puchheim bei München · seit über 30 Jahren
- 01 Konzept & Struktur Dokumenttypen, Tag-Schema, Korrespondenten-Liste, Aufbewahrungs- und Berechtigungsregeln.
- 02 Implementierung Installation, Scanner-Anbindung, E-Mail-Import, Auto-Klassifizierung, Migration aus Altsystem.
- 03 Managed Service Updates, Backup-Tests, Performance-Tuning, gelegentliche Workflow-Anpassungen.
- 04 Schulung Endnutzer-Training, Quick-Reference-Cards, Sprechstunden in den ersten Wochen nach Go-Live.
Wie viele Aktenordner hat Ihr Büro?
Ein 30-minütiges Erstgespräch reicht, um den passenden Scope und realistischen Aufwand für Erstbefüllung und laufenden Betrieb abzuschätzen.