Snipe-IT: IT-Assets endlich im Griff

Excel reicht, bis es nicht mehr reicht

Frage zehn IT-Admins, wie sie ihre Hardware dokumentieren. Neun sagen “Excel”. Die zehnte hat ein Word-Dokument. Das ist kein Vorwurf, das ist Realität: Asset-Management fühlt sich wie Overhead an, solange alles läuft. Und sobald etwas nicht läuft, fehlt genau die Information, die man jetzt bräuchte.

Welcher Laptop hat welche Seriennummer? Wer hat das Notebook gerade? Läuft die Garantie noch? Wie viele Windows-Lizenzen haben wir, und sind alle zugeteilt? Wann läuft der Support-Vertrag für den Switch ab?

Eine gepflegte Excel-Tabelle beantwortet diese Fragen. Etwa drei Monate lang, bis sie veraltet ist und niemand mehr weiß, welche Version die aktuelle ist.

Snipe-IT ist der Ausweg. Ein Open-Source-Tool für IT-Asset-Management (ITAM), das diese Fragen zentral und nachvollziehbar beantwortet, ohne dass man Duplikate manuell pflegt. Self-hosted, kostenlos, aktiv entwickelt. In wenigen Stunden eingerichtet.

Dashboard

Nach dem Login zeigt Snipe-IT die wichtigsten Kennzahlen: Gesamtanzahl der Assets, wie viele davon ausgecheckt oder verfügbar sind, Anzahl der Lizenzen und wie viele Seats noch frei sind, Zubehör und Verbrauchsmaterial.

Nützlich wird das Dashboard durch die Anzeige ablaufender Garantien und Lizenzen. Wer regelmäßig drauf schaut, wird von keinem Ablaufdatum mehr überrascht.

Assets erfassen

Ein Asset ist in Snipe-IT jedes verwaltete Gerät: Laptop, Server, Monitor, Switch, Drucker, Smartphone. Das Anlegen eines Assets folgt einem strukturierten Formular.

Pflichtfelder:

• Name — frei wählbar, z. B. “Laptop Martin” oder “NB-042”
• Asset-Tag — eindeutige Kennung, kann automatisch generiert werden
• Modell — verweist auf einen Eintrag in der Modelldatenbank (einmal anlegen, mehrfach verwenden)
• Status — Bereit, Ausgecheckt, Defekt, Archiviert

Optionale, aber empfohlene Felder: Seriennummer, Kaufdatum und Kaufpreis, Garantieende, Standort, Lieferant, Notizen.

Tipp: Modelle und Kategorien zuerst anlegen. Snipe-IT arbeitet mit Stammdaten. Hersteller, Modelle und Kategorien werden einmalig angelegt und dann bei jedem Asset nur noch ausgewählt. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Daten. Wer 30 ThinkPad E15 verwaltet, legt das Modell einmal an, nicht 30 Mal.

Für den Erstimport größerer Bestände bietet Snipe-IT einen CSV-Import: Vorlage herunterladen, Daten eintragen, hochladen. Das spielt auch gut mit vorhandenen Management-Lösungen wie NinjaOne zusammen, die diese Daten zum großen Teil liefern können.

Check-out und Check-in

Das Herzstück des Asset-Managements ist die Zuweisung. Ein Asset wird “ausgecheckt”, an einen Benutzer, einen Standort oder ein anderes Asset (z. B. ein Netzteil, das zu einem bestimmten Laptop gehört).

Check-out öffnet einen Dialog:

• Zieltyp wählen: Benutzer, Standort oder Asset
• Optionales Rückgabedatum setzen
• Notiz hinzufügen (z. B. “für Außendienst München”)

Jeder Check-out erzeugt automatisch einen Audit-Eintrag mit Zeitstempel und Benutzer. Ohne weiteres Zutun entsteht so ein vollständiges Protokoll: wer hatte wann was.

Check-in bucht das Asset zurück. Der Status wechselt auf “Bereit”, das Asset steht wieder für andere Zuweisungen zur Verfügung. Auch das wird protokolliert.

Optional lässt sich ein E-Mail-Template hinterlegen, das bei Check-out automatisch an den Empfänger geschickt wird, mit Asset-Details und Bestätigungslink.

Lizenzen verwalten

Neben Hardware verwaltet Snipe-IT auch Softwarelizenzen mit Seat-Management. Eine Lizenz wird mit der Gesamtanzahl der erlaubten Seats angelegt, danach werden einzelne Seats Benutzern oder Assets zugewiesen.

Was pro Lizenz erfasst wird: Produktname und Hersteller, Lizenzschlüssel (verschlüsselt gespeichert), Anzahl Seats, Ablaufdatum (für Subscriptions und Wartungsverträge), Lieferant und Kaufpreis.

Snipe-IT zeigt in der Übersicht sofort, wie viele Seats einer Lizenz noch frei sind und wann das Ablaufdatum erreicht wird. Ablaufende Lizenzen tauchen im Dashboard auf, rechtzeitig, nicht erst wenn die Software aufhört zu funktionieren.

Berichte und Export

Snipe-IT bringt eine Reihe vordefinierter Berichte mit:

• Assets nach Status: alle ausgecheckten, alle verfügbaren, alle defekten Assets
• Ablaufende Garantien, nach Datum sortiert, exportierbar
• Nicht zugewiesene Assets: was liegt im Lager?
• Aktivitätslog: vollständiger Audit-Trail aller Änderungen

Alle Berichte lassen sich als CSV exportieren, für Buchhaltung, Versicherung, Wirtschaftsprüfer oder als Grundlage für eigene Auswertungen. Der Audit-Trail ist unveränderlich: jede Aktion wird mit Benutzer, Zeitstempel und Details protokolliert.

Wer tiefer einsteigen will, bekommt eine vollständige REST-API, über die sich Berichte und Asset-Daten in eigene Tools oder Dashboards integrieren lassen.

Fazit

Snipe-IT ist für KMU der richtige Einstieg in strukturiertes IT-Asset-Management. Vollständig selbst gehostet, kostenlos, und deckt alles ab, was eine mittelgroße IT-Umgebung braucht: Hardware-Inventar, Lizenzverwaltung, Zuweisungen und Audit-Trail.

Der Aufwand für die Ersteinrichtung ist überschaubar: Installation, Stammdaten anlegen, Benutzer importieren, Bestand erfassen. Das zahlt sich schnell aus. Wer einmal weiß, wo jedes Gerät ist und wann jede Garantie endet, will nicht mehr zurück zur Excel-Tabelle.

Wir richten Snipe-IT ein, importieren Ihren Bestand und schulen Ihr Team. Snipe-IT lässt sich gut mit unseren Managed-IT Paketen kombinieren. NinjaOne oder Acronis Cyber Protect liefern dabei automatisch Gerätedaten, die direkt als Asset-Grundlage dienen. Sprechen Sie uns an.