IT-Mitarbeiter einstellen oder Managed IT? Eine ehrliche Rechnung

Wann die Frage auftaucht

Die IT hat sich über die Jahre mitentwickelt. Irgendwer hat sich immer gekümmert — der Geschäftsführer selbst, der “IT-affine” Kollege aus der Buchhaltung, ein gelegentlich beauftragter Dienstleister. Irgendwann reicht das nicht mehr. Der nächste Gedanke ist naheliegend: Wir brauchen jemanden Eigenes.

Bevor diese Entscheidung getroffen wird, lohnt sich eine nüchterne Rechnung.

Was eine IT-Stelle wirklich kostet

Ein IT-Mitarbeiter mit solider Qualifikation kostet in Deutschland und Österreich zwischen 45.000 und 65.000 Euro Bruttogehalt pro Jahr — je nach Region, Erfahrung und Spezialisierung. Dazu kommen:

• Lohnnebenkosten: ca. 20–25 % auf das Bruttogehalt
• Arbeitsplatz, Hardware, Software: 3.000–5.000 Euro einmalig, laufende Kosten danach
• Weiterbildung: IT entwickelt sich schnell — ohne laufende Fortbildung veraltet das Wissen
• Urlaub und Krankheit: 30 Tage Urlaub plus durchschnittlich 10–15 Krankheitstage pro Jahr, in denen niemand verfügbar ist
• Kündigungsfristen und Risiko: Kündigt die Person, steht die IT unter Umständen ohne Wissensträger da

Realistisch gerechnet: Eine IT-Stelle kostet ein KMU 70.000–90.000 Euro pro Jahr — und deckt dabei nur das ab, was eine Person in ihrer Arbeitszeit leisten kann.

Was eine Person abdeckt — und was nicht

Ein einzelner IT-Mitarbeiter ist kein Team. Er kann nicht gleichzeitig Netzwerk-Spezialist, Security-Experte, Backup-Administrator und Helpdesk sein. In der Praxis entstehen Wissenslücken genau dort, wo sie am teuersten werden: bei Sicherheitsvorfällen und Datenverlusten.

Dazu kommt: Feierabend, Wochenende, Urlaub. Fällt ein Server um 18 Uhr aus, ist die Reaktionszeit von einer Person abhängig — nicht von einem System.

Was Managed IT abdeckt

Ein Managed IT Vertrag deckt definierte Leistungen ab: Patch-Management, Remote-Zugriff und Entstörung, Backup, Security-Monitoring — rund um die Uhr, mit definierten Reaktionszeiten, ohne Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit.

Für ein Unternehmen mit 10 Arbeitsplätzen bedeutet das konkret: alle Geräte werden automatisch gepatcht, Probleme werden remote behoben bevor sie eskalieren, Backups laufen täglich und werden überwacht.

Die Kosten: je nach Paket zwischen 8 und 28 Euro pro Gerät und Monat. Bei 10 Geräten im Gold-Paket sind das 280 Euro monatlich — oder 3.360 Euro im Jahr. Kein Gehalt, keine Lohnnebenkosten, keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person.

Wann eine eigene IT-Stelle sinnvoll ist

Managed IT ist kein Allheilmittel. Es gibt Situationen, in denen eine eigene Stelle die bessere Wahl ist:

• Ab ca. 50 Mitarbeitern mit komplexer, individueller IT-Landschaft
• Spezialisierter Eigenbetrieb von Software oder Infrastruktur, der tiefes internes Wissen erfordert
• Regulatorische Anforderungen, die einen internen Verantwortlichen verlangen (z. B. Datenschutzbeauftragter in Personalunion)

Für die meisten KMU unter 50 Mitarbeitern ist eine Vollzeit-IT-Stelle — ehrlich betrachtet — überdimensioniert und teurer als die Alternative. Bei größeren Firmen ist es durchaus sinnvoll die internen IT Kräfte zur Entlastung durch externe Dienstleister zu verstärken.

Fazit

Die Frage ist nicht “IT-Mitarbeiter oder Dienstleister” — sondern: Was brauche ich wirklich, und was kostet es mich wirklich?

Für KMU bis ~50 Mitarbeiter ist Managed IT in den meisten Fällen die günstigere, zuverlässigere und skalierbarere Lösung. Unsere Managed-IT Pakete starten ab 8 €/PC/Monat — mit klar definierten Leistungen, ohne Überraschungen.

Wenn Sie unsicher sind, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt: Wir rechnen das gerne gemeinsam durch.